Automatise ta prise de rendez-vous en ligne avec Calendly
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Cette semaine sur le blog, j’ai voulu te parler organisation. En effet, nous sommes de plus en plus nombreuses à utiliser des agendas électroniques pour leur côté pratique. Cela devient encore plus vrai lorsque l’on souhaite organiser une réunion ou un rendez-vous avec un.e client.e : rien de mieux pour bloquer le créneau de chaque côté que d’envoyer une invitation électronique rappelant tous les détails (rendez-vous en ligne ou en présentiel).

Mais lorsqu’on exerce des métiers tels que coach, thérapeute, accompagnante ou web entrepreneure, il devient parfois un peu compliqué de bloquer un créneau sans avoir à faire de nombreux allers-retours par email pour trouver la bonne disponibilité qui convient à tout le monde. Et avouons-le, moins on a d’emails à traiter, mieux on se porte, surtout quand il s’agit de ce type de sujet qui peut parfois compliquer les échanges. C’est ici qu’un outil de prise de rendez-vous en ligne prend tout son sens.

Il existe une multitude d’outils de planification sur le marché aujourd’hui, du plus basique à l’usine à gaz.

Alors pour te faire gagner du temps mais aussi en efficacité, je te propose aujourd’hui un outil de prise de rendez-vous que j’apprécie vraiment pour sa facilité : Calendly.

Présentation de Calendly

Calendly est un outil de planification automatisée, cela signifie qu’une fois que tu l’as paramétré, il fait tout le travail à ta place.

Pour faire simple, tu lui donnes tes disponibilités pour chaque type de réunions ou rendez-vous que tu mets à disposition, tu connectes tes différents agendas électroniques, et Calendly prendra l’ensemble en compte pour proposer des créneaux aux personnes qui souhaitent réserver un échange avec toi. Une fois le rendez-vous validé, il envoie un email de confirmation à chacune des personnes concernées ainsi qu’un rappel à l’avance.

Son réel atout, de mon point de vue, est sa grande simplicité. Il est aussi d’un design épuré ce qui ne gâche rien!

Il te permet de prévoir, entre autres, un nombre maximum de réunions/rendez-vous par jour, de paramétrer des créneaux “tampons” entre 2 rendez-vous successifs et de prévoir un temps minimum pour éviter les réservations de dernière minute. Il intègre également la notion de fuseau horaire au cas où tu serai amené à travailler avec l’étranger.

Dernier point et c’est une fonction que j’utilise tout particulièrement :  il est facilement intégrable que ce soit sur ton site ou bien dans ta boîte de messagerie via Chrome ou Outlook. Cela te permet de proposer des créneaux de disponibilités directement via email. Très pratique !

Alors si tu es tentée et que tu veux en savoir plus, je te propose un tutoriel pas-à-pas pour paramétrer ton compte avec Calendly. Et en plus c’est gratuit, alors on y va ?

Comment paramétrer Calendly ?

1ère étape : créer ton compte

Pour créer ton compte, rien de plus simple. Tu dois te rendre sur la page d’accueil de Calendly et renseigner ton adresse email pour t’inscrire. A ce stade, tu n’as pas besoin de renseigner de moyens de paiement et tu bénéficies d’un essai gratuit de 14 jours avec l’ensemble des fonctionnalités.

Page d'accueil de Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

Pour te permettre de comparer les différentes fonctionnalités proposées par l’outil, voici une capture d’écran des abonnements disponibles avec leurs options :

Le forfait Basic et gratuit à vie te permet déjà de bénéficier d’un type d’événement possible sans toutefois limiter le nombre de rendez-vous pour cet événement. Il est également limité à un seul calendrier à synchroniser. En clair, c’est dans ce calendrier que Calendly ira vérifier tes disponibilités avant de proposer des créneaux à ton interlocuteur.

Si tu souhaites plus de fonctionnalités, tu as le choix entre les forfaits Premium et Pro. La différence entre ces deux forfaits réside principalement dans la synchronisation avec des outils de gestion client (CRM) comme Salesforce ou Hubspot et dans la possibilité de faire payer ton interlocuteur automatiquement au moment de la prise de rendez-vous.

Sinon, ces deux forfaits te proposent l’intégration automatique avec les outils de visio Zoom ou GoTo Meeting (l’outil va automatiquement générer les réunions dans ces outils sans que tu n’ait besoin d’intervenir) ou encore un nombre illimité de type d’événements.

Abonnements Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

2ème étape : paramétrer ton compte

Une fois ton compte créé, il va falloir le paramétrer pour pouvoir bien l’utiliser.

Tableau de bord Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

Pour cela, il faut te rendre dans le menu en haut à droite : “Compte” puis “Paramètres du compte”.

Tu vas ensuite avoir un sous-menu sur la gauche avec les différents éléments à paramétrer :

Paramètres du compte Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne
  • Profil : ici tu devras renseigner les éléments de base de ton compte dont la langue (important pour tes interlocuteurs par la suite), et surtout ton fuseau horaire.
  • Marque : dans cet onglet, tu pourras venir ajouter ton logo qui s’affichera sur ta page de prise de rendez-vous. L’image de marque Calendly ne pourra être désactivée que si tu possèdes un compte payant.
  • Mon lien : tu peux ici, personnaliser ton permalien ou URL de ta page d’accueil. Mon conseil est de faire au plus simple.
  • Connexion : tu retrouves à cet endroit les identifiants de connexion à ton compte.

Une fois les paramètres du compte définis, passons ensuite au sous-menu Connexion calendrier.

Connexions de calendrier Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

C’est ici que tu vas venir connecter ton calendrier électronique afin de synchroniser tes rendez-vous. Cela va permettre à Calendly de : 

  • vérifier tes disponibilités en temps réel et s’assurer qu’il n’y a pas de conflits. 
  • venir ajouter les rendez-vous directement dans ton agenda en automatique.

Je te rappelle que la version gratuite te permet de synchroniser un seul calendrier.

A ce stade, nous avons fait les paramétrages de base. Si tu possèdes une équipe et que tu veux faire bénéficier de l’outil à chacun de tes collaborateurs, il te faudra paramétrer les droits dans l’onglet Utilisateurs (version Premium/Pro).

3ème étape : définir un type d’événements

Tu peux maintenant venir créer tes différents types d’événements.

La version gratuite, comme je te l’ai déjà précisé, ne te permet pas d’avoir plus d’un type d’événement actif. Toutefois, rien ne t’empêche d’en créer plusieurs mais d’en activer un seul à la fois quand tu en as besoin. C’est ainsi que j’ai paramétré mes propres événements comme illustré ci-dessous.

Pour créer un type d’événements, il te faut cliquer sur le bouton “Nouveau type d’événement”. 

Tu sélectionnes ensuite le type d’événement que tu veux créer :

  • soit “Privé” quand c’est un rendez-vous avec une seule personne
  • soit “Groupe” si tu souhaites créer un rendez-vous pour plusieurs personnes à la fois. Cette dernière option est disponible dans les versions payantes uniquement.
Créer un type d'évenement privé sur Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

Tu définis ensuite :

  • le nom de l’événement
  • le lieu : tu as ici une liste déroulante qui te proposes différentes options (un lieu à définir, téléphone, Zoom, …)
  • une description/ des instructions : tu peux simplement indiquer ici les actions à mener ou alors donner des instructions spécifiques pour le rendez-vous en lui-même
  • le lien : c’est le permalien qui va s’afficher sur ta page de rendez-vous, ici également, je te conseille de faire au plus simple.

Puis cliquer sur Suivant.

Nouveau type d'événement Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

L’onglet suivant est très important car il va te permettre de bien définir tous les paramètres du rendez-vous pour que tout se fasse en automatique.

Paramétrage des événements Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne
  • Durée de l’événement : la durée allouée au rendez-vous
  • Plage de date : le nombre de jours ouverts pour la prise de rendez-vous, par exemple si tu autorises la prise de rendez-vous jusqu’à dans 60 jours. Tu peux également définir une plage de date si tu le souhaites ou ne mettre aucune limite (ce que je ne recommande pas vraiment).
  • Fuseau horaire de l’événement : nous l’avons déjà paramétré dans les paramètres du compte. Il te suffit de renseigner tes horaires de disponibilité à toi et l’outil fera automatiquement le calcul selon l’endroit où se trouve la personne qui prend le rendez-vous.
  • Disponibilité : l’ensemble de tes disponibilités en général, si tu es par exemple disponible de 9h à 17h du lundi au jeudi et que tu ne prends aucun rendez-vous le vendredi, tu pourras faire le paramétrage facilement en renseignant les informations pour chaque jour de la semaine et en cliquant ensuite sur “appliquer pour tous les…”
Modifier la disponibilité sur Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

Important : N’oublie pas que si tu as un calendrier synchronisé, il n’est pas nécessaire de venir renseigner chaque petit détail dans le calendrier Calendly. Ici, tu paramètres tes horaires d’ouverture ou tes jours de rendez-vous et c’est tout. Si tu définis bien tous les jours fériés par exemple dans ton calendrier Google ou Outlook en notant que tu n’est pas disponible, Calendly fera le lien. Si tu n’es pas assez rigoureuse sur ce point, alors renseigne bien tes disponibilités dans Calendly pour l’année par exemple pour ne pas oublier par la suite.

Toujours dans la partie Disponibilité, après les horaires, tu as la possibilité de paramétrer tout un nombre d’options bien pratique en cliquant sur “Avancé”.

C’est ici que la magie opère ! 

A cet endroit tu pourras définir : les incréments de disponibilités (toutes les 30 minutes, toutes les heures…), le nombre maximum de rendez-vous que tu veux avoir dans la journée (et t’éviter ainsi d’être overbookée certains jours), le délai minimum entre la prise de rendez-vous et sa réalisation, et enfin les tampons avant ou après le rendez-vous (et il faut avouer que c’est bien pratique !).

Onglet avancé des événements Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

Une fois tous ces éléments remplis, tu peux cliquer sur Suivant et passer à la finalisation du paramétrage.

Nous arrivons ensuite aux Options Supplémentaire avec tout d’abord les Questions pour l’invité c’est à dire de quelles informations as-tu besoin pour le rendez-vous.

A minima, seront demandés les nom et adresse email. Tu peux ajouter d’autres informations comme un numéro de téléphone par exemple ou une question particulière que tu rédiges ici.

Options supplémentaires Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

Ensuite, tu as la possibilité de paramétrer les notifications et politique d’annulation : toute cette partie te permet de paramétrer les envois d’emails de confirmation, de rappel, de SMS ou encore les annulations possibles. Cette fonctionnalité est seulement disponible pour les versions payantes mais tu peux quand même visualiser le contenu des différents envois automatiques.

Notifications et politique d'annulation Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

Enfin on termine avec le paramétrage de la page de confirmation et les options de paiement.

Ces deux dernières options sont également disponibles uniquement dans les versions payantes et te permettent de personnaliser ou de renvoyer vers une page de confirmation personnalisée ainsi que de percevoir des paiements au moment de la prise de rendez-vous.

Et voilà ! Ton événement est paramétré.

Il ne faut pas oublier d’activer le type d’événement en cliquant en haut à gauche sur OFF pour passer en mode ON.

Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

Tu peux ensuite le visualiser en cliquant en haut à gauche sur “voir la page de direct” et tu verras l’écran visible pour toutes les personnes souhaitant réserver. Cela ressemble à ça :

Page de réservation Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne

4ème étape : Partager ta page de prise de rendez-vous

Maintenant que ton type d’événement est paramétré, il faut penser à le partager.

Ici plusieurs options s’offrent à toi : 

  • soit tu intègres directement la fonctionnalité sur ton site web, 
  • soit tu partages toi-même le lien après une première prise de contact via email, 
  • soit tu mets le lien à disposition, via les réseaux sociaux par exemple.

Pour se faire, tu cliques sur la petite roue crantée ⚙️du type d’événement souhaité et « ajouter au site web« . Calendly te propose plusieurs façons de l’intégrer et de le présenter sur ton site. A toi de voir ce qui te convient le mieux. Tu as également pour chaque option, l’ensemble des instructions pour copier le code en fonction de la plateforme que tu utilises.

Options de partage de ton type d'événement Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne
Les différentes option d'intégration sur site web Calendly - outil de prise de rendez-vous en ligne
Les différentes options d’intégration de Calendly sur ton site web

Ou alors, tu peux cliquer directement sur le lien en bleu “Copier le lien” pour partager ce lien. La petite liste déroulante sur la droite te permet également de créer un lien utilisable une seule fois ou alors d’ajouter les créneaux dans un email.

Saches également que tu peux intégrer facilement tes disponibilités dans un email avec l’extension Calendly pour Chrome si tu utilises un webmail tel que Gmail. En cliquant sur l’extension de ton navigateur, tu auras alors la possibilité d’ajouter un lien ou des créneaux directement dans ton email.

Extension Calendly pour Chrome - outil de prise de rendez-vous en ligne

Ça y est, tu es parée pour paramétrer Calendly en toute autonomie. Même si cela semble fastidieux, je t’assure que l’outil reste très intuitif et te guide pas à pas. Fais moi confiance, j’en ai testé plusieurs auparavant !

J’espère que ce tutoriel t’a plu et si tu as des questions, n’hésites pas à m’en faire part dans les commentaires ci-dessous. ⤵️

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